ระบบ ERP คือ ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP) ถูกนำไปใช้เพื่อการบริหารจัดการธุรกิจในแต่ละวันขององค์กร โดยมีความสามารถจัดการสิ่งต่างๆ ได้อย่างรอบด้าน อาทิ งานด้านการบัญชี ทรัพยากรบุคคล (HR) การจัดซื้อ การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ซัพพลายเชน การผลิต วิศวกรรม การบำรุงรักษา โครงการต่างๆ การบริการ และอื่นๆ อีกมากมาย
โซลูชั่น ERP ได้ผสานรวมฟังก์ชั่นข้างต้นเอาไว้ภายในซอฟต์แวร์หลักเพียงชุดเดียวเพื่อให้มั่นใจได้ว่า องค์กรธุรกิจจะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด รวมทั้งได้จัดเตรียมแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียวเพื่อให้องค์กรสามารถทำการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น กล่าวโดยสรุปก็คือ ซอฟต์แวร์ ERP คือชุดแอพพลิเคชั่นที่รวมทุกสิ่งที่เป็นประโยชน์สำหรับองค์กรไว้ภายในระบบเดียว
ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรทำความรู้จักกับ ERP ให้ครอบคลุมตั้งแต่ความหมายและข้อดีต่างๆ ของระบบ รวมไปถึงการเลือกและการปรับใช้ที่เหมาะสมสำหรับองค์กร
ระบบ ERP คืออะไร
ก่อนหน้าที่จะมีระบบ ERP นั้น แวดวงอุตสาหกรรมต่างคุ้นเคยกับระบบที่ช่วยในการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (ระบบ MRP) ซึ่งถือกำเนิดมาจากระบบการผลิตของโตโยต้า โดยเป็นระบบที่ให้ความสำคัญกับการสื่อสารแบบเรียลไทม์และมีวัตถุประสงค์เพื่อลดสิ่งที่เรียกว่า “แท็คไทม์” (Takt Time) หรือเวลาที่ต้องใช้ในการผลิตเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก คำว่า MRP หรือการวางแผนความต้องการวัตถุดิบก็บอกให้ทราบอยู่แล้วว่าเป็นระบบที่เน้นในเรื่องสินค้าคงคลัง กล่าวคือเป็นการวางแผนเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับองค์กรว่าจะมีสินค้าที่พร้อมรองรับความต้องการสำหรับการบริโภค ณ ขณะนั้นโดยที่ใช้เงินลงทุนไปกับการบริหารสินค้าคงคลังในช่วงเวลาดังกล่าวให้น้อยที่สุด ทั้งนี้ ซอฟต์แวร์ ERP พัฒนาต่อยอดมาจากระบบ MRP ด้วยการเพิ่มขีดความสามารถด้านการบริหารจัดการแบบศูนย์รวม ซึ่งครอบคลุมขั้นตอนกระบวนการในภาคส่วนใหม่ๆ ของธุรกิจ เช่น การเงิน ทรัพยากรบุคคล และการจัดซื้อ
โดย ERP ที่ออกแบบมาสำหรับการผลิตสมัยใหม่ได้รวมโมดูล MRP ไว้ในระบบด้วย เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับการบริหารจัดการตารางการผลิต รวมถึงกระบวนการและวัสดุต่างๆ ที่มีการใช้งานในระบบ นอกจากนี้ ERP ที่ได้รับการนำไปใช้ในอุตสาหกรรมอื่นๆ อาจประกอบด้วยฟังก์ชั่นเพิ่มเติมดังนี้:
- ERP สำหรับงานก่อสร้างหรือการผลิตตามสั่งหรือการผลิตเครื่องจักรอุตสาหกรรม อาจมีความสามารถในด้านการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสูง
- ERP สำหรับธุรกิจบริการ อาจรวมถึงการจัดการบริการภาคสนามและการปรับเพิ่มประสิทธิภาพของตารางเวลาให้มีความเหมาะสมสูงสุด
- ERP สำหรับธุรกิจที่เน้นสินทรัพย์เป็นพิเศษ เช่น ธุรกิจที่ต้องบริหารจัดการอุปกรณ์หรือเครื่องมือขนาดใหญ่หรือมีความซับซ้อน เช่น แท่นขุดเจาะนอกชายฝั่งหรือโรงไฟฟ้าพลังน้ำ จะต้องมีความสามารถในด้านการบำรุงรักษา และถ้ามีขีดความสามารถมากพอก็อาจได้ชื่อว่าเป็นซอฟต์แวร์การบริหารจัดการสินทรัพย์ขององค์กร (EAM) อย่างแท้จริง
- ERP สำหรับอากาศยานและกลาโหมควรสามารถตอบสนองข้อกำหนดต่างๆ ของภาครัฐได้อย่างดีเยี่ยม เช่น การรายงานโครงการการบริหารมูลค่าที่ได้รับ (EVM) การบำรุงรักษา ซ่อมแซม และยกเครื่อง (MRO) และการบำรุงรักษาโครงสร้างของเครื่องบิน
ซอฟต์แวร์ ERP มีข้อดีอย่างไร
ข้อดีของระบบ ERP ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ซึ่งรวมถึงประเภทอุตสาหกรรมและรูปแบบธุรกิจด้วย จะเห็นได้ว่าในช่วงเริ่มต้น ระบบ MRP ได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มความเร็วในกระบวนการผลิตโดยที่สามารถลดปริมาณของสินค้าคงคลังไปได้พร้อมกัน บรรดาบริษัทผู้ผลิตต่างๆ ซึ่งไม่ต้องการให้เงินลงทุนของตนต้องจมอยู่กับสินค้าคงคลัง ณ ช่วงเวลานั้น ทั้งยังต้องเดินหน้าส่งมอบสินค้าอย่างรวดเร็วและเพิ่มอัตราการตอบสนองต่อคำสั่งซื้อของลูกค้าให้ได้เพิ่มมากขึ้น ต่างรับทราบถึงข้อดีของระบบ ERP กล่าวคือสินค้าคงคลังเป็นเพียงทรัพยากรหนึ่งที่มีความเชื่อมโยงอยู่ภายในระบบ ERP หรือในกรณีที่มีสัญญาณที่แสดงให้เห็นถึงความต้องการเรื่องทรัพยากรมนุษย์อันเนื่องมาจากการคาดการณ์การขายที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นภายในองค์กร ทีมทรัพยากรบุคคล (HR) จะต้องเตรียมพร้อมในการว่าจ้างบุคลากรและรับประกันได้ว่าองค์กรจะมีกำลังคนมากพอ ตลอดจนได้รับการฝึกอบรมหรือผ่านการรับรองมาแล้วว่าพร้อมรับมือกับภารกิจสำคัญนั้นๆ
การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ซึ่งนอกเหนือจากการแบ่งแยกหน้าที่ตามที่กำหนดโดย SarbOx ก็เป็นข้อดีอีกหนึ่งประการที่มีความสำคัญไม่แพ้กัน โดยระบบ ERP มีความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับซึ่งจะช่วยให้ผู้ตรวจสอบมีข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของอุปกรณ์ กระบวนการทางธุรกิจ การรับรองการปฏิบัติงานของพนักงานภายใต้การกำกับดูแล และอื่นๆ ในรูปแบบที่พร้อมใช้งานจากส่วนกลาง
การมองเห็นธุรกิจได้อย่างครอบคลุมไม่เพียงสร้างประโยชน์ให้กับผู้บริหารที่มีหน้าที่บริหารจัดการองค์กรเท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องดีสำหรับลูกค้าด้วย กล่าวคือลูกค้าจะสามารถมองเห็นกระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อหรือโครงการของตน หรือแม้กระทั่งหลังจากการซื้อสินค้ามาแล้ว ก็สามารถทราบถึงแหล่งกำเนิดของสินค้านั้นๆ ว่ามาจากที่ไหน ผ่านมือใครมาแล้วบ้าง และได้รับการผลิตขึ้นที่ไหนเมื่อใด ทั้งนี้ก็เนื่องมาจากเหตุผลทางธุรกิจ เช่น ระยะเวลาหมดอายุหรือข้อกำหนดของประเทศต้นทาง หรือเพื่อตอบสนองต่อความต้องการซื้อของผู้บริโภคของตนนั่นเอง
ระบบ ERP จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพิ่มมากขึ้น โดยข้อมูลจากบริษัท ไอดีซี ระบุว่า ระบบ ERP จะเข้ามาปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม ลดงานธุรการ ขจัดความซ้ำซ้อน และปรับขั้นตอนการทำงานให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติเพิ่มมากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้บริษัทที่ใช้ระบบ ERP สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้นถึง 18 เปอร์เซ็นต์
ซอฟต์แวร์ ERP ขับเคลื่อนระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ เมื่อใช้งานโซลูชั่น ERP คุณจะสามารถเลือกวิธีการทำงานอัตโนมัติได้ตามต้องการ ซึ่งรวมถึงอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับเทคโนโลยี IoT, อัลกอริธึมหรือคุณสมบัติด้าน AI แบบฝังตัว หรือระบบสั่งการเหตุการณ์เมื่อเกิดธุรกรรมประเภทใดประเภทหนึ่งขึ้นในระบบ ตัวอย่างเช่น การแจ้งลูกค้าที่กำลังรออยู่ให้ทราบโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเติมชิ้นส่วนอะไหล่เข้ามาในระบบสินค้าคงคลังแล้ว
จะนำซอฟต์แวร์ ERP ไปใช้ได้ที่ใด : บนระบบคลาวด์หรือภายในองค์กร
โดยทั่วไปแล้ว องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จากการใช้งานโซลูชั่น ERP บนระบบคลาวด์มากกว่าการปรับใช้ภายในองค์กร และบริษัท ไอดีซี ซึ่งเป็นบริษัทวิเคราะห์อุตสาหกรรมชั้นนำได้คาดการณ์ว่า การใช้จ่ายด้านการประมวลผลบนระบบคลาวด์จะเพิ่มขึ้นมากกว่า 6 เท่าจนถึงปี 2020 นอกจากนี้ บริษัท ไอดีซี ยังคาดการณ์ด้วยว่าภายในสิ้นปี 2020 โครงสร้างพื้นฐานและซอฟต์แวร์ขององค์กรจะอยู่ในรูปของระบบคลาวด์ที่มีสัดส่วนถึง 67 เปอร์เซ็นต์ การเติบโตของ ERP บนระบบคลาวด์จึงไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจเมื่อคุณพิจารณาถึงข้อดีของระบบคลาวด์เทียบกับการติดตั้งใช้งานภายในองค์กรแบบดั้งเดิม:
- ปรับขยายขนาดเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจได้เร็วและง่ายขึ้น
- ลดต้นทุนและความซับซ้อนโดยไม่ต้องติดตั้ง อัพเดต และบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์
- เข้าถึงการอัพเดตผลิตภัณฑ์และนวัตกรรมล่าสุดได้ง่ายขึ้น
- มีความสามารถในการกู้คืนระบบจากความเสียหายดีขึ้นและเร็วขึ้นเนื่องจากมีการติดตามตรวจสอบและสำรองข้อมูลของคุณโดยบริษัทโฮสติ้งระดับมืออาชีพ
แม้ว่าก่อนหน้านี้เรื่องความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมายจะถูกใช้เป็นข้ออ้างของการไม่ย้ายไปยังระบบคลาวด์ แต่ระบบโฮสติ้งบนคลาวด์ในปัจจุบันสามารถตอบโจทย์ข้อกำหนดที่สำคัญๆ ได้อย่างชัดเจน เช่น กฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) และการรับรองมาตรฐาน ISO27001 สำหรับการจัดการเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะในเรื่องการรักษาความปลอดภัยในปัจจุบันนั้น บรรดาผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอทีส่วนใหญ่ต่างก็ตระหนักว่าบางสิ่งบางอย่าง เช่น ศูนย์ข้อมูล Microsoft Azure มีความปลอดภัยมากกว่าห้องเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรของตนด้วยซ้ำ
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการปรับใช้ ERP คือการมองหาผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ที่นำเสนอทางเลือก ความเสมอภาค และความอิสระในการดำเนินงาน
คุณควรเลือกได้ว่าจะใช้งานโซลูชั่น ERP บนระบบคลาวด์หรือภายในองค์กร และควรสามารถเลือกได้ว่าต้องการบริการ SaaS แบบครบวงจรที่จ่ายครั้งเดียวจบหรือต้องการแค่สิทธิ์ใช้งานแอพพลิเคชั่น ผู้จำหน่าย ERP ที่เหมาะสมจะเสนอทางเลือกที่ไม่ได้จำกัดเฉพาะข้อเสนอระบบคลาวด์ของตัวเอง แต่จะเปิดกว้างให้คุณหรือพันธมิตรที่คุณเลือกใช้งานโซลูชัน ERP สามารถดำเนินการบนระบบคลาวด์หรือจะทำการโฮสต์ด้วยวิธีแบบดั้งเดิมก็ได้
ขอแนะนำให้มองหาผู้จำหน่ายที่รับประกันว่าโซลูชั่นที่คุณได้รับบนระบบคลาวด์ไม่ได้มีขีดความสามารถลดลงเมื่อเทียบกับแอพพลิเคชั่นแบบเดียวกันที่มีการปรับใช้ภายในองค์กร รวมทั้งตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟังก์ชั่นการทำงานและนวัตกรรมใหม่ๆ พร้อมใช้งานได้เหมือนกัน ไม่ว่าคุณจะเลือกปรับใช้โซลูชั่นที่ใดก็ตาม
ความอิสระในการดำเนินงานก็เป็นสิ่งสำคัญเพราะจะทำให้บริษัทของคุณสามารถก้าวข้ามการใช้งานภายในองค์กรไปยังระบบคลาวด์ และยังพร้อมรองรับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของคุณเมื่อธุรกิจมีการขยายตัวด้วย
จะประเมินและเลือกซอฟต์แวร์ ERP ได้อย่างไร
การเลือกซอฟต์แวร์ ERP ต้องพิจารณาอย่างรอบด้านเพื่อระบุความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจให้ได้ก่อน ซึ่งไม่เพียงแต่ในตอนนี้แต่ยังรวมถึงในอนาคตด้วย โครงการนี้ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับเงินทุนที่เพียงพอ รวมทั้งการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและการปรับใช้ ERP นั้นจะต้องได้รับการยอมรับและนำไปใช้โดยผู้ใช้ทั้งองค์กร
เมื่อโครงการได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง และมีการกำหนดรายการข้อกำหนดเกี่ยวกับฟังก์ชั่นการทำงานต่างๆ แล้ว จะต้องมีการแต่งตั้งคณะกรรมการหรือบุคคลในบริษัทให้จัดเตรียมรายชื่อผู้จำหน่ายระบบและผลิตภัณฑ์ ERP ที่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้อย่างแท้จริง
และเนื่องจากนักธุรกิจมืออาชีพส่วนใหญ่มักจะต้องเข้าไปมีส่วนร่วมในกระบวนการคัดเลือก ERP อยู่เสมอ ดังนั้นหลายบริษัทจึงเลือกที่จะว่าจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกที่มีความเป็นกลางเพื่อแนะนำพวกเขาในการดำเนินขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ
บริษัทที่ปรึกษาเหล่านี้ไม่ควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับผู้จำหน่าย ERP รายใด และต้องให้ความช่วยเหลือลูกค้าของตนในทุกเรื่องเพื่อให้ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์สามารถสาธิตผลิตภัณฑ์ของตนได้อย่างชัดเจนว่าจะตอบสนองความต้องการเฉพาะขององค์กรได้อย่างไร นอกจากนี้ ที่ปรึกษาควรสามารถช่วยลูกค้าระบุแนวโน้มที่อาจทำให้ความต้องการเกิดการเปลี่ยนแปลงตลอดวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ ERP ซึ่งอาจมีอายุยาวนานถึง 10 ปีหรือมากกว่านั้น
ทั้งนี้ ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ควรแสดงให้เห็นว่า ซอฟต์แวร์ ERP ณ ปัจจุบันของตนจะพัฒนาเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเพื่อตอบสนองความต้องการในอนาคต และแผนงานสำหรับการพัฒนาในอนาคตมีความเชื่อมโยงกับเทคโนโลยีที่สำคัญในอีกหลายปีข้างหน้าอย่างไรบ้าง
IFS ERP ช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้อย่างไร
IFS ERP เป็นซอฟต์แวร์ ERP ประเภทหนึ่ง ซึ่งไม่ใช่ซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนและใช้งานยากเหมือนกับชุดซอฟต์แวร์ ERP อื่นๆ ในตลาด โดยได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ได้อย่างรวดเร็วและพร้อมรับมือกับตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปเพื่อเพิ่มความคล่องตัวสูงสุดให้กับธุรกิจของคุณ
แต่อย่าเพิ่งเชื่อคำพูดของเรา ไปฟังสิ่งที่ลูกค้าพูดถึงเราก่อน :
- Jotun บริษัทผู้ผลิตสีระดับโลกยอมรับว่าบริษัทเติบโตและสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสูงสุดได้ด้วยโซลูชั่น IFS ERP
- Revima ผู้ให้บริการด้านการบินเลือกใช้ IFS ERP เพื่อช่วยขับเคลื่อนการขยายธุรกิจสู่สากลและสนับสนุนการดำเนินงานด้านการบำรุงรักษาที่มีความซับซ้อน
- Apply ผู้รับเหมาในอุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซเดินหน้าเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้วย IFS ERP
- Babcock บริษัทด้านวิศวกรรมชั้นนำส่งมอบโครงการมากกว่า 4,600 โครงการภายใต้ความช่วยเหลือของ IFS ERP
- Anticimex ผู้ให้บริการกำจัดแมลงระดับโลกได้ผสานรวมโซลูชั่น IFS ERP เข้ากับเทคโนโลยี IoT เพื่อส่งมอบบริการที่ดีเยี่ยมให้กับลูกค้า