IFS Project

หัวใจการบริหารงานโครงการคือการบริหารข้อจำกัด

ความยากของการบริหารงานโครงการก็คือ ผู้บริหารต้องดำเนินการภายใต้สถานการณ์ที่มีข้อจำกัด ไม่ว่าจะเป็นข้อจำกัดทางด้านงบประมาณ เวลา และความเสี่ยงต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในงานโครงการ ดังนั้นองค์กรบริหารงานโครงการมักจะมองหาซอฟต์แวร์ ERP ที่ออกแบบมาเพื่อการจัดการโครงการโดยเฉพาะแบบครบวงจร ตั้งแต่การวางแผนงาน เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นงานและส่งมอบโครงการ โดยผู้ใช้งานทุกคนในโครงการสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายทาง เพื่อช่วยให้การบริหารงานโครงการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

IFS Project on Cloud

สำหรับ IFS Project เป็นซอฟต์แวร์ ERP ที่มีโมดูลฟังก์ชันที่จะช่วยสนับสนุนการบริหาร การดำเนินการงานโครงการ ได้อย่างครบวงจรและสมบูรณ์ ตั้งแต่การวางแผนงาน การติดตามความคืบหน้าของงาน การบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อ จัดจ้าง การบริหารจัดการคลังสินค้า การบริหารทรัพยากรบุคคล การบริการสัญญางานขาย สัญญางานสั่งจ้าง ใบงานขายในงานโครงการ การบันทึกแนบงานเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง การตั้งชุดควบคุมงบประมาณ (Budget) และชุดการคาดการณ์งบประมาณในอนาคต (Forecast) ในส่วนของค่าใช้จ่ายและรายได้    จนกระทั่งถึงระบบบัญชี Project Accounting ซึ่งจะสามารถจัดทำการสรุปเป็นข้อมูลสำหรับฝ่ายบริหารหรือฝ่ายดำเนินการงานโครงการได้ เพื่อสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ การพัฒนางานโครงการในเฟสต่อ ๆ ไป หรือในงานโครงการอื่น ๆ ที่จะเกิดขึ้นถัดไป

การเริ่มต้นและการวางแผน Project

ในขั้นตอนการเริ่มงานโครงการจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ การกำหนดงบประมาณ กำหนดระยะเวลาเริ่มแผนงานและสิ้นสุดงาน ส่วนขั้นตอนการวางแผนงานโครงการ จะมีการระบุรายละเอียดของงานกิจกรรมในการดำเนินงาน โดยในระบบ IFS Project จะมีสร้างโครงสร้างงานโครงการ (WBS) โดยแบ่งออกเป็น Project Sub-Project และ Activity ไว้สำหรับการจัดตารางโครงสร้างของงานทรัพยากร รวมถึงกำหนดงบประมาณของแต่ละงานกิจกรรมที่เกิดขึ้น

งานกิจกรรม (Activity) เป็นโครงสร้างส่วนย่อยที่สุดของ WBS โดยสามารถใช้ระบุวันที่เริ่มแผนงาน (Early Start) กับ วันที่สิ้นสุดแผนงาน (Early Finish) จะเป็นการวางแผนว่าจะเริ่มทำ Activity เมื่อไร และกรอกรายละเอียดต่าง ๆ เช่น แผนค่าใช้จ่าย รายละเอียดงาน (Task) และขั้นตอนการอนุมัติให้ Activity เริ่มดำเนินการ โดยการเปลี่ยนสถานะเป็น Release และเมื่อทีมงานไปดำเนินงานตาม Activity เสร็จแล้ว ก็จะดำเนินการ Report ในระบบว่าได้เริ่มงานจริงและจบงาน Activity จริงในวันที่เท่าไร และเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นสำหรับงานในกิจจกรรม ก็สามารถเปลี่ยนสถานะงานเป็น Close ได้เมื่อมีการ Close หลาย ๆ Activity ใน Sub Project นั้นจนหมดแล้ว จึงสามารถ close project ได้

สำหรับภาพรวมของ Project ผู้จัดการโครงการสามารถเข้าที่หน้าจอ Project Monitoring ซึ่งจะแสดงงานในลักษณะ Hierarchy โดยการ Drill Down ลงถึงระดับ Activity  โดยผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความคืบหน้าของ Projectมองเห็นภาพรวมว่าในโครงการนี้จะต้องมีกิจกรรมย่อยๆ ในแต่ละ Sub Project

และหากผู้จัดการโครงการต้องการวิเคราะห์ข้อมูลในรูปแบบของ Gantt Chart ก็สามารถคลิ๊กเลือก Project Gantt ระบบก็แสดงตารางเวลาของกิจกรรมทั้งโครงการและยังใช้เป็นเครื่องมือที่ช่วยติดตามความคืบหน้าของโครงการที่มีประสิทธิภาพ

การเชื่อมโยงข้อมูล IFS Project ร่วมกับโมดูลอื่น ๆ ในระบบ IFS Applications

อย่างที่กล่าวมาแล้วเบื้องต้นว่า IFS Project เป็นซอฟต์แวร์ ERP ที่บริหารงานโครงการ ได้อย่างครบวงจร เนื่องจาก ระบบสามารถทำงานแบบบูรณาการ เข้ากับโมดูลอื่นๆ ของ IFS Application ได้อย่างสมบูรณ์ และยังครอบคลุมทุกฟังก์ชันที่สนับสนุนงานโครงการในประเภทต่างๆ ได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นงานโครงการ ที่เน้นการซ่อมบำรุง งานโครงการก่อสร้าง หรืองานโครงการที่จะ Monitor การผลิต เช่น เครื่องจักรขนาดใหญ่ เครื่องบิน Jet เป็นต้น

ตัวอย่างการทำงานร่วมกับระบบอื่นๆใน IFS Applications

• IFS Customer Order – ในส่วนของการรับรู้รายได้เมื่อลูกค้าเปิดคำสั่งซื้อมา
• IFS Purchasing – ดูแลการจัดซื้อสินค้าและจัดจ้างการบริการเพื่อนำมาบริหารงานโครงการ
• IFS Inventory – จัดเก็บดูแลสินค้าที่เกี่ยวข้องกับงานโครงการ และนำออกมาใช้เพื่อใช้ในการบริหารงานโครงการ
• IFS Work Order – สำหรับงานโครงการ ที่ต้องออกใบสั่งงาน (Work Order) เพื่อใช้งานซ่อมบำรุง
• IFS Shop Order – สำหรับงานโครงการที่ต้องมีการผลิต เช่น การผลิตเครื่องจักรขนาดใหญ่
• IFS Engineering – สำหรับงานโครงการที่ต้องมีการออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ เช่น การผลิตรถยนต์รุ่นใหม่
• IFS Invoicing – เพื่อดำเนินการด้านใบแจ้งหนี้ทั้งส่วน Customer Invoice และ Supplier Invoice เพื่อรับรู้ค่าใช้จ่ายและรายได้ของงานโครงการ

IFS Time Report & Expense – เพื่อให้พนักงาน และ Subcontract สามารถจัดทำรายงานเวลาการปฏิบัติงาน ในการบันทึกช่วงเวลาชั่วโมงการทำงานจริง ที่จะเป็นต้นทุนใช้จ่ายทางด้านบุคคลากร และการบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน ไม่ว่าจะเป็น ค่าเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง เป็นต้น

การจัดทำชุดงบประมาณ Project Budgeting และ Project Forecast

ด้วย IFS Project ผู้ใช้งานสามารถสร้างชุดควบคุมงบประมาณ (Budget) หรือชุดคาดการณ์งบประมาณ (Forecast) ของต้นทุนและรายได้ สามารถสร้างได้หลายเวอร์ชัน เพื่อที่จะได้ใช้เปรียบเทียบความแตกต่าง เมื่อมีการเดินงานโครงการ ตัวงานโครงการก็จะเริ่มมีบันทึกค่าใช้จ่าย ไม่ว่าจะมาจากการจัดซื้อสินค้าหรือการบริการจาก Subcontract ค่าแรงของพนักงาน เป็นต้น และส่วนรายได้ก็คือใบสั่งขาย (Customer Order) จากลูกค้า สัญญางานขาย (Sale Contract) ข้อมูลเหล่านี้จะนำเข้าสู่ IFS Project เป็น Project Cost และ Project Revenue เพื่อเป็นข้อมูลที่จะนำมาจัดทำรายงาน Budget และ Forecast ซึ่งสามารถดึงข้อมูลออกมาแสดงผลเป็นช่วงระยะเวลา อย่างเช่น เป็นรายเดือนเป็นต้น

Dashboard สำหรับการวิเคราะห์และติดตามงาน Project management

สำหรับการที่จะพัฒนางาน Project Management ให้ประสบความสำเร็จ ผู้ดำเนินงานจะต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมที่จะเข้ามาช่วยในการดำเนินการตัดสินใจและประเมินผลงานต่าง ๆ รวมถึงความก้าวหน้าของงานโครงการ ดังนั้น IFS Project จึงได้พัฒนาเครื่องมือ ที่สามารถสร้างหน้า dashboard ได้หลาย ๆ รูปแบบเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ได้ และติดตามความก้าวหน้าของโครงการ ที่เรียกว่า Lobby โดยผู้ใช้งานเข้าทำงานในโครงการได้จากหน้าต่างนี้ทำให้ง่ายในการติดตามงานในโครงการต่างๆ

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ ERP สามารถกรอกข้อมูลเพื่อให้เราติดต่อกลับได้ที่นี่