ระบบ ERP คืออะไร และมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร

ERP เป็นคำย่อของ Enterprise Resource Planning หากแปลตรงตัวก็คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร ไม่ว่าจะเป็นคน สิ่งของ หรือเวลา เพื่อจัดการงานในแต่ละวันขององค์กร อย่างเช่น งานบัญชี งานจัดซื้อ ซัพพลายเชน งานบริหารบุคคลกร (HR) การดูแลงานผลิต และอื่นๆ อีกมากมาย

ERP คืออะไร

ERP คือ โปรแกรมกลางหรือระบบที่มีฟังก์ชันต่างๆภายใต้ซอฟต์แวร์หลักเพียงชุดเดียว แต่ช่วยให้ข้อมูลในแต่ละส่วนงานสามารถเชื่อมโยงกันหรือแชร์ข้อมูลกันระหว่างแผนกได้ ช่วยให้แต่ละแผนกสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวโดยสรุปก็คือ ซอฟต์แวร์ ERP คือ ชุดแอพพลิเคชันหรือโปรแกรมที่รวมทุกสิ่งที่เป็นประโยชน์สำหรับองค์กรไว้ภายในระบบเดียว

ในสภาวะที่การแข่งขันสูงอย่างปัจจุบัน องค์กรที่ต้องการปรับตัวให้อยู่รอดได้ทำ Digital Transformation โดยต่างมองหา ERP เพื่อช่วยพนักงานให้ทำงานได้ดีขึ้น เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นภายใต้การใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน

วิวัฒนาการของ ERP

ค.ศ. 1960	แนวคิด MRP เกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคต้นของ ค.ศ. 1960 ในช่วงแรก MRP ย่อมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความต้องการวัสดุ) เป็นวิธีการในการหาชนิดและจำนวนวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตตามตารางเวลาและจำนวนสินค้าที่ได้วางแผนโดย MPS (Master Production Schedule)
ค.ศ. 1970	MRP ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการป้อนกลับข้อมูลการผลิตจริงใน Shop Floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirements Planning)
ค.ศ. 1980	จากความสำเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาต่อยอดขึ้นเป็น MRP II โดย MRP ใหม่นี้ย่อมาจาก Manufacturing Resource Planning ซึ่งได้รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่น ๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกำลังการผลิต และวัตถุดิบการผลิต เข้าไปในระบบด้วย MRP II เป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต
ค.ศ. 1990	จุดกำเนิดของ ERP มาจากที่การ์ทเนอร์ กรุ๊ป ได้บัญญัติคำที่ใช้เรียกการรวมฟังก์ชั่นของ MRP (Material Requirements Planning) และ MRP II (Manufacturing Resource Planning) รวมถึงระบบการผลิตที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Integrated Manufacturing) ERP ได้ขยายแนวคิดของ MRP II ให้รวมระบบงานหลักทุกอย่างในองค์กรเข้ามาเป็นระบบเดียวกันและสามารถใช้ได้ทั้งองค์กรของธุรกิจที่หลากหลาย
ค.ศ. 2000	ระบบ ERP เริ่มพัฒนาระบบอื่นๆ เข้ามาในชุด ERP อย่างเช่น ระบบ CRM ลูกค้าสัมพันธ์ และทำงานบนระบบอินเตอร์เน็ต ใช้เว็บเบราเซอร์หรืออุปกรณ์โมบาย เรียกระบบนี้ว่า ERP II
ค.ศ. 2010	Cloud-Based ERP ในรูปแบบ Software as a Service (SaaS) แอพพลิเคชันบนเว็บ โดยซอฟต์แวร์จะถูกจัดเก็บอยู่บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ โดยไม่จำกัดอุปกรณ์ในการเข้าถึง ผู้ค้า ERP ส่วนใหญ่ก็มีการให้บริการบน Cloud แทบทุกราย

ซอฟต์แวร์ ERP มีข้อดีอย่างไร

ระบบ ERP ทำงานอย่างไร

ลักษณะการทำงานของ ERP ที่สำคัญคือ

โปรแกรม ERP สนับสนุนงานหลายๆแผนก

โดยปกติโปรแกรม ERP จะมีฟังก์ชันครอบคลุมเกือบทุกๆแผนกในองค์กร เริ่มตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ ส่งต่อข้อมูลและพัฒนาข้อมูลโดยเจ้าหน้าที่แต่ละแผนก เช่น เมื่อระบบขายได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า จะทำการเช็คสต็อก และทำการเบิกของจากสต็อก นำส่งลูกค้า โดยระบบบัญชีก็จะทำการออกใบแจ้งหนี้เพื่อวางบิล และทำการรับชำระเงินจากลูกค้า

ทุกแผนกใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน

การทำงานข้ามหน่วยงานภายในองค์กร โดยทุกๆแผนกจะเข้าทำงานในดาต้าเบสเดียวกัน การทำงานรูปแบบนี้จะช่วยให้แผนกต่างๆ แบ่งปันข้อมูลและสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานแบบเรียลไทม์

พนักงานสามารถเข้าถึงระบบ ERP ทำการสร้าง อัพเดท รายการต่างๆ และสถานะของรายการนั้นๆ ก็ถูกอัพเดทแบบเรียลไทม์ ทำให้พนักงานทุกคนที่เข้าถึงข้อมูลนั้น จะเห็นข้อมูลอัพเดทไม่ต่างจากแผนกที่เป็นเจ้าของข้อมูล ช่วยลดปัญหาความเข้าใจผิดกันระหว่างแผนก

การทำงานแบบอัตโนมัติ (Automation)

ERP จะช่วยให้งานกิจวัตรประจำวันให้ดำเนินงานแบบอัตโนมัติได้ ช่วยลดงานของเจ้าหน้าที่ อย่างเช่น แผนกบัญชีสามารถปิดบัญชีและออกรายงานการเงินได้ในเวลาอันรวดเร็วจากการที่กำหนดระบบเอาตั้งแต่ต้น

ระบบ ERP ประกอบด้วยอะไรบ้าง

โปรแกรม Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการการดำเนินงานของธุรกิจ เป็นระบบที่ประกอบด้วยโมดูลต่างๆ มากมาย ซึ่งแต่ละโมดูลได้รับการออกแบบมาเพื่อทำหน้าที่เฉพาะ ประเภทของระบบ ERP จะมีหลากหลาย โดยโมดูลหลัก ๆ ที่มีในระบบ ERP มีดังนี้

โมดูลการจัดการทางการเงิน (Financial and Accounting)

โมดูลนี้มีหน้าที่จัดการงานด้านบัญชีและการเงินขององค์กร ประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น บัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) บัญชีเจ้าหนี้ (AP)และลูกหนี้ (AR) การชำระเงิน (Payment) การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) และการจัดการเงินสด (Cash Flow)

โมดูลการขายและการตลาด (Sales and Marketing)

โมดูลการขายและการตลาดมีหน้าที่ในการจัดการกิจกรรมการขายและการตลาดขององค์กร ประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น การจัดการลูกค้าเป้าหมาย การจัดการลูกค้า การประมวลผลคำสั่งซื้อ การกำหนดราคา และการส่งเสริมการขาย 

โมดูลทรัพยากรบุคคล (Human Resource)

โมดูลทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่จัดการพนักงานขององค์กร ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันต่างๆ เช่น การสรรหา (Recruitment) การฝึกอบรม (Training) การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Evaluation) และการจัดการผลประโยชน์ 

โมดูลการผลิต (Manufacturing)

โมดูลการผลิตมีหน้าที่ในการดูแลการผลิตขององค์กร ด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น การวางแผนการผลิต (Production Planning) การวางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirement Planning การจัดการใบสั่งผลิต (Shop Floor) และการควบคุมคุณภาพ (Quality Management)

โมดูลการจัดการโครงการ (Project)

โมดูลการจัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการโครงการขององค์กร ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันต่างๆ เช่น การวางแผนโครงการ (Project Planning) การจัดสรรทรัพยากร (Resource Allocation) การติดตามโครงการ (Project Monitoring) และการรายงานความคืบหน้า  

โมดูลการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)

โมดูลการจัดการห่วงโซ่อุปทานมีหน้าที่ในการจัดการห่วงโซ่อุปทานขององค์กร ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันต่างๆ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory) โลจิสติกส์ (Logistic) และการจัดการซัพพลายเออร์ (Supplier Relation Management)

โมดูลการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

โมดูลการจัดการลูกค้าสัมพันธ์มีหน้าที่ในการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าขององค์กร ประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น การจัดการข้อมูลลูกค้า (Customer) การจัดการการบริการลูกค้า (Customer Service) และระบบอัตโนมัติทางการตลาด (Marketing Automation)

ประเภทของโปรแกรม ERP

ประเภทที่ 1: ระบบ ERP แบบ on Cloud

ระบบ ERP ที่ทำงานบนแพลตฟอร์ม Cloud ของผู้ขาย โดยผู้ใช้ระบบสามารถเข้าถึงระบบได้ผ่านอุปกรณ์ที่ต่อเชื่อมกับอินเตอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นมือถือ แท็บเล็ต หรือโน๊ตบุ๊ค โดยทั่วไป ERP on Cloud นั้นลูกค้าจะไม่ได้เป็นเจ้าของ แต่เป็นการเช่ารายปีหรือรายเดือน ไม่มีค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ โดยผู้ให้บริการจะดูแลบำรุงรักษาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ให้กับทางลูกค้า

ประเภทที่ 2: ระบบ ERP แบบ On-Premise

ระบบที่ทำงานอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ติดตั้งภายในสถานที่ของลูกค้า โดยทีม IT ของลูกค้าจะเป็นผู้ดูแลฮาร์ดแวร์ และดูแลระบบ ข้อดีก็คือ องค์กรสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของระบบหรือดูแลระบบตามกฎระเบียบขององค์กร

ประเภทที่ 3: ระบบ ERP แบบ Hybrid

เป็นผสมผสานการทำงานระหว่าง Cloud ERP กับ On-Premise ERP ซึ่งองค์กรก็ได้ข้อดี ก็คือได้ความยืดหยุ่นในการติดตั้งบริการและการปรับใช้ ซึ่งจะเหมาะสมกับผู้ใช้งาน ผู้จำหน่าย ERP ที่แตกต่างกัน สนับสนุน ตัวเลือกรูปแบบการปรับใช้ ที่แตกต่างกัน การรวมกัน ของตัวเลือก ซึ่งมักเรียกกันว่า การปรับใช้แบบ “ไฮบริด” อาจนำเสนอ การผสมผสาน ระหว่างบริการโฮสติ้ง และการปรับใช้โมเดลเหล่านี้สามารถให้ความยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้ ERP ในการโยกย้าย ระหว่างโมเดลการจัดส่ง หรือรวมผลประโยชน์ที่ไม่มีให้ใช้

ข้อเปรียบเทียบของ ERP แต่ละประเภทในการเลือกใช้งาน

	Cloud	On-Premise	Hybrid ERP
ค่าใช้จ่าย	ค่าใช้จ่ายต่ำ โดยจ่ายรายปีกับทางผู้ให้บริการ Cloud รายปีหรือรายเดือน	ค่าใช้จ่ายสูง มีค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และค่าบุคลากรมาติดตั้ง On Site รวมถึงมีค่าใช้จ่ายการบำรุงรักษารายปี	องค์กรสามารถเลือกใช้ระบบ Cloud กับงานที่ไม่ Critical หรือช่วงเวลา Peak time ช่วยลดการลงทุนส่วน Infrastructure ของ On-Premise
การเข้าถึงข้อมูล	ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บในเซิฟเวอร์ของผู้ให้บริการ และบริษัทเชื่อมต่อข้อมูลโดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต	ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ใน เซิร์ฟเวอร์ที่ทางผู้ประกอบการดำเนินการติดตั้ง ผู้ใช้เข้าทำงานผ่านระบบ WIFI หรือ LAN ของบริษัท	ข้อมูลแบ่งจัดเก็บแบบ On Prem & แบบ Cloud  และต้องมีการวางแผนการทำ Backup ข้อมูลที่เก็บไว้ทั้ง 2 แบบ
ความปลอดภัยของข้อมูล	ผู้ให้บริการ ERP on Cloud จะใช้มาตรการ Security หลากหลายระดับเพื่อป้องกันข้อมูล  แต่องค์กรเองก็ต้องมีระบบ Security ของตัวเองเช่นกัน	องค์กรสามารถกำหนดระบบความปลอดภัยให้สูง โดยใช้ระบบ Firewall ขององค์กร ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการความปลอดภัยสูง เช่น ธุรกิจการเงิน Healthcare เป็นต้น	องค์กรสามารถเก็บข้อมูลที่ Sensitive สูง ไว้แบบ On-Premise และใช้บริการ Cloud สำหรับงานที่ Sensitive น้อยลง
การทำงานร่วมกับระบบ Legacy	สามารถทำงานร่วมกับระบบเก่าขององค์กรได้ แต่ต้องใช้ทูลและบุคลากร ในการทำ Customization	เวลา Implement ระบบ On Prem ซอฟต์แวร์ ERP สามารถออกแบบให้ทำงานร่วมกับระบบเก่าได้ บริษัทหลายรายจึงเลือกใช้ On Premise เพราะข้อดีในจุดนี้	เป็นจุดเด่นของ Hybrid ERP เพราะถูกออกแบบเพื่อ Integrate กับระบบเดิม ทำให้บริษัทใช้ระบบเดิมร่วมกับ Cloud ERP ได้

ทำไมธุรกิจต้องประยุกต์ใช้ ERP

1. ตอบโจทย์องค์กรทุกรูปแบบ

ทุกองค์กรไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ ย่อมมีการจัดการข้อมูล ERP จึงเป็นการตอบโจทย์การจัดการข้อมูลในทุกแง่มุม ไม่ว่าจะเป็นโรงงานอุตสาหกรรม ร้านขายปลีก-ส่ง ที่มีข้อมูลไหลเวียนวันต่อวัน ธุรกิจขนาดกลาง ขนาดเล็ก (SMEs) ระบบ ERP จะครอบคลุมทุกส่วนงานขององค์กร  สร้างความสะดวกรวดเร็วในธุรกิจของคุณ อีกทั้งการหมุนเวียนการเงินทั้งหมดสามารถตรวจสอบได้จากฝ่ายบริหารแบบเรียลไทม์ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดจะตรงตามความเป็นจริงอย่างแน่นอน

อีกประเด็นสำคัญที่มองข้ามไม่ได้คือด้วยความที่ ERP นั้นตอบโจทย์องค์กรทุกรูปแบบ แต่ตัว ERP ยังมีรายละเอียดยิบย่อยที่เหมาะสมกับตัวองค์กรอยู่ เช่น โปรแกรม EPR บางตัวอาจจะไม่เหมาะกับธุรกิจบางประเภท เช่น ธุรกิจค้าปลีก เนื่องจากลักษณะธุรกิจมีความจำเพาะเจาะจง

2. มีความปลอดภัย

ข้อมูลที่อยู่ในระบบ ERP ในปัจจุบันจะเชื่อมต่อกับ Cloud หรือเซิฟเวอร์เฉพาะของผู้ที่ต้องการติดตั้ง ดังนั้นจึงมีความปลอดภัยสูง ยากต่อเหตุการณ์ Cyber Attack อีกทั้งยังปลอดภัยหากเกิดเหตุไม่คาดฝัน เพราะมีข้อมูลต่างๆ สำรองบนอินเทอร์เน็ตหรือระบบแบ็คอัพขององค์กร

3. เข้าถึงข้อมูลอย่างเป็นระบบ

ระบบ ERP มีความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ทุกที่ทุกเวลา ที่สำคัญไปกว่านั้นคือการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละคนจะมีการจัดการตามฝ่ายที่กำหนดไว้ เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบริหาร ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่าย HR แต่ละฝ่ายก็จะเข้าทำงานในส่วนเฉพาะงานของตัวเอง ยกตัวอย่างเช่น ผู้ใช้งานทั่วไปจะไม่สามารถเข้าถึงระบบ HR หรือระบบ Payroll ได้เนื่องจากเป็นข้อมูลความลับ หรือแม้แต่ผู้ใช้งานในแผนก HR เองก็อาจไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลบางส่วนหรือทำการเปลี่ยนข้อมูล หากผู้จัดการฝ่าย HR ไม่อนุมัติ เป็นต้น

4. การควบคุมการเงิน

สิ่งที่ทุกบริษัทให้ความสำคัญเลยคือการบริหารการเงิน ว่าสิ่งที่เราลงทุนไปนั้นจะคุ้มค่าหรือไม่ ระบบERP เองก็ตอบโจทย์ในส่วนนี้เช่นกัน นอกจากที่จะทำให้ฝ่ายบริหารเห็นสถิติ การเงิน การบัญชีแบบเรียลไทม์ ส่งผลให้ฝ่ายบริหาร การเงิน สามารถควบคุมการไหลเวียนของการเงิน เพิ่มเหตุผลในการตัดสินใจการดำเนินกิจการอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว 

ระบบ ERP ยังเป็นฐานข้อมูลที่ใช้ในการทำ Business Intelligence โดยดึงข้อมูลจาก ERP มาเขียนรายงานในรูปแบบที่ทำให้ผู้บริหารระดับสูงเข้าใจได้ง่าย อย่างเช่น หน้า Dashboard ที่สามารถดึงข้อมูลจากหลายๆหน่วยงานเข้ามาแสดงผลในหน้าเดียวเป็นต้น

5. สร้างกำไรในระยะยาว

การใช้งานระบบ ERP คือการวางแผนระยะยาวให้องค์กร นอกจากจะเป็นการวิเคราะห์ บริหารข้อมูลทรัพยากรแล้ว ยังทำให้เราเห็นจุดบกพร่องต่างๆ ตลอดจนค่าใช้จ่ายแฝงภายในองค์กรที่ไม่เคยเห็นมาก่อน ทำให้การจัดการข้อมูลนี้ส่งผลดีในระยะยาว 

บทความที่เกี่ยวข้อง

6 ปัจจัยสำคัญในการการเลือกระบบ ERP มาใช้ในองค์กร

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ ERP สามารถกรอกข้อมูลเพื่อให้เราติดต่อกลับได้ที่นี่:

สำหรับผู้ที่สนใจปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ ERP โดยเฉพาะ