ระบบ ERP ประกอบด้วยอะไรบ้าง

โปรแกรม ERP ประกอบไปด้วยโปรแกรมย่อยต่างๆหลายโมดูล ขึ้นอยู่กับการใช้งานของแต่ละองค์กร โดยแต่ละโมดูลจะมีการทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์อย่างที่องค์กรต้องการ แต่ละโมดูลจะมีการทำงานและหน้าที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับแผนกการทำงาน

1. โมดูลการจัดการทางการเงิน (Financial and Accounting)

โมดูลนี้มีหน้าที่จัดการงานด้านบัญชีและการเงินขององค์กร ประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ ดังนี้

• Account Receivable: บัญชีลูกหนี้ (AR) ฟังก์ชันที่ดูแลส่วนงานรับเงิน ตั้งแต่การออกใบแจ้งหนี้ซึ่งจะเป็นหน้าที่ของทางบัญชีที่รับช่วงต่อการฝ่ายขาย ทางบัญชีจะนำไปวางบิล ไปจนถึงการรับเงินเมื่อใบแจ้งหนี้ครบกำหนดชำระเงิน
• Account Payable: บัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นฟังก์ชันที่รับช่วงต่อจากการจัดซื้อ เมื่อทางซัพพลายเออร์มาส่งสินค้าหรือบริการก็จะมีการวางบิล ทางบัญชีจะนำบิลมาตั้งหนี้ (Supplier Invoice) และเตรียมชำระเงิน เมื่อใบแจ้งหนี้นั้นถึงกำหนดชำระเงิน
• General Ledger: บัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) เป็นโมดูลปลายทางของระบบบัญชี โดย Transaction ของทุกๆฝั่งจะไหลไปที่ GL เพื่อให้ฝั่งบัญชีทำการสรุปสถานะทางด้านการเงิน ทำรายงานให้แก่ผู้บริหาร ไม่ว่าจะเป็นรายงานงบดุล งบกำไรขาดทุน เป็นต้น
• Fixed Asset: โมดูลด้านการจัดการสินทรัพย์ถาวร เริ่มตั้งแต่การลงทะเบียนสินทรัพย์ ทำการคำนวณค่าเสื่อมราคา หรือฟังก์ชันการนับสินทรัพย์ Physical Count เป็นการเช็คจำนวนของสินทรัพย์ที่มีอยู่จริงและในระบบ และทำการปรับปรุงจำนวนให้ถูกต้อง
• Cash Flow: ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถมอนิเตอร์และติดตาม Cash Flow ของบริษัท อีกทั้งยังสามารถพยากรณ์จากข้อมูลประวัติของบริษัท ดูเงินเข้าจากบัญชีลูกหนี้ และเงินออกจากบัญชีเจ้าหนี้

2. โมดูลการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

โมดูลที่ช่วยจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า ตั้งแต่เริ่มจนจบ ประกอบด้วยโมดูลย่อยๆดังนี้

• Contact Management: โมดูลนี้จะคอยจัดการฐานข้อมูลลูกค้าและ Prospect ประกอบด้วยข้อมูลทั่วไป เช่น ชื่อ ที่อยู่ โทรศัพท์ และอีเมล์ รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องด้านอื่น ฐานข้อมูลนี้จะช่วยให้ฝั่งขายและการตลาดสามารถติดตามประวัติการติดต่อกับลูกค้าได้
• Lead & Opportunity Management: ฟังก์ชันในการดูแลกิจกรรมติดตามและพัฒนา (Lead Management) เช่น เก็บประวัติการพบลูกค้า ประวัติใบเสนอราคา การพัฒนา Lead จนกระทั่งเมื่อกลายเป็นลูกค้า ฝ่ายขายก็จะบันทึกข้อมูลลูกค้า (Customer Profile) อย่างละเอียด และประมวลผลคำสั่งซื้อโดยการสร้างใบสั่งขาย (Sales Order) ในระบบและการติดตามการจัดส่งสินค้า จากการเก็บประวัติ Sales Order ผู้ใช้งานสามารถดึงข้อมูลส่วนนี้มาทำการพยากรณ์ยอดขาย
• Sales Force Automation: ระบบอัตโนมัติทางด้านขาย อย่างเช่น การแบ่งลูกค้าในทีมขาย การติดตามใบเสนอราคา การดำเนินใบสั่งซื้อ และการจัดการสัญญาการขาย ปรับปรุงประสิทธิภาพงานขาย
• Marketing Automation: ระบบจะช่วยงานที่เป็นกิจวัตรประจำวันของฝั่งการตลาด ลดการผิดพลาด ทั้งส่งผ่านอีเมล โซเชียลมีเดีย หรือแคมเปญโฆษณา เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลูกค้ารู้สึกถึงความเป็นส่วนตัว และช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
• Customer Service & Support: ระบบที่จัดการบริการหลังการขาย (Customer Service) โดยระบบ CRM เป็นระบบที่ไว้จัดเก็บประวัติการบริการหลังการขายเมื่อลูกค้าเกิดปัญหาการใช้งาน โดยระบบ Customer Service จะอำนวยความสะดวกให้กับ Operator ในการจัดทำตารางการบริการโดยสามารถเรียกดูว่าช่างว่างช่วงไหนและทำการจ่ายงานให้กับช่างที่เหมาะสมต่อไป ระบบจะทำการเก็บประวัติการบริการหลังการขาย ซึ่งข้อมูลส่วนนี้สามารถนำไปพัฒนาในการนำเสนอบริการที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละราย หรือตามผลิตภัณฑ์ได้

3. โมดูลทรัพยากรบุคคล (Human Resource)

โมดูลบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ เพื่อประสิทธิภาพในการบริหารงานบุคคล การบริหาร และจัดการองค์กร ประกอบด้วยโมดูลดังนี้

• Organization: โมดูลทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่จัดการกับข้อมูลต่างๆขององค์กรและพนักงาน เริ่มตั้งแต่การออกแบบโครงสร้างองค์กร (Organization) ตามผังองค์กรของลูกค้า หลังจากก็สร้าง Employee นำมา Connect กับแผนกที่พนักงานนั้นสังกัดอยู่ 
• Employee Profile: โดยการเก็บข้อมูล Employee นั้นสามารถเก็บรายละเอียดไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัว เช่น ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงานทั้งก่อนบรรจุและหลังบรรจุของพนักงานไปจนถึงเรื่องครอบครัวของพนักงาน โดยข้อมูลเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นในการบริหารงานด้าน HR 
• Training: โมดูลด้าน Training จะเก็บประวัติ Training หรือการร้องขอ Training ภายนอกองค์กร หรือองค์กรอาจจะจัด In-House Training โดยวางแผนเป็นรายปี และทำการประกาศให้พนักงานที่สนใจทราบ และทำการลงทะเบียนการฝึกอบรม ซึ่งโมดูลนี้จะมีฟังก์ชันในการจองห้อง เตรียมอุปกรณ์ที่ใช้ในการฝึกอบรม การเตรียมวิทยากร ไปจนถึงการเก็บ Feedback จากผู้เข้าร่วมหลังจากการฝึกอบรมเสร็จสิ้น
• Recruitment: การสรรหาพนักงานเป็นฟังก์ชันที่สำคัญในโมดูลนี้ โดยปกติระบบจะเริ่มเก็บตั้งแต่มีการร้องขอพนักงานใหม่จากหน่วยงานในองค์กร เมื่อคำร้องได้รับการอนุมัติ ระบบจะดำเนินตามที่องค์กรไว้แล้ว อย่างเช่น บางองค์กรอาจจะเลือกประกาศกันภายในก่อน เพื่อให้พนักงานที่สนใจสามารถทำการย้ายหน่วยงานได้ หรือพนักงานเริ่มเก็บข้อมูลคุณสมบัติรวมถึงทักษะที่ทางต้นทางต้องการและทำการประกาศภายนอกองค์กร ผ่านสื่อออนไลน์ หรือสื่อสิ่งพิมพ์ เมื่อมีการยืนใบสมัครเข้ามาก็จะมีการบันทึก Candidate เข้าสู่ระบบทำการสัมภาษณ์และให้คัดเลือก Candidate ที่ต้องการ
• Skill & Development: โมดูลนี้จะเก็บข้อมูลทักษะความสามารถของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่นทักษะทางภาษา ทางคอมพิวเตอร์ การบริหารโครงการ เป็นต้น การจัดเก็บข้อมูลนี้จะมีประโยชน์ในการค้นหาพนักงานที่มีทักษะที่ต้องการ เช่น เมื่อมี Project ที่ต้องการ Admin ที่ภาษาอังกฤษอยู่ในระดับดี และสามารถใช้โปรแกรม MS office ได้ ฝั่ง HR ก็สามารถที่ค้นหาพนักงานที่มีคุณสมบัติที่ต้องการได้
• Time Attendance & Payroll: ฟังก์ชันในการจัดเก็บเวลาเข้า-ออกของพนักงาน หากพนักงานมีการทำงานล่วงเวลา ทาง Supervisor ก็สามารถทำการอนุมัติการทำงานล่วงเวลาในระบบ และทาง HR ก็จะนำเวลาข้อมูลทำงานของพนักงานมาทำการจ่ายเงินเดือน

4. โมดูลการผลิต (Manufacturing)

โมดูลการผลิตมีหน้าที่ในการดูแลการผลิตขององค์กร ด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น

• Shop Order: ฟังก์ชันในการสร้างใบสั่งผลิต (Shop Order) ตามคำสั่งของลูกค้า หรือจากการพยากรณ์จากฝ่ายขาย  มีรายละเอียดของใบสั่ง อย่างเช่น จำนวนที่สั่งผลิตวันที่ต้องการ ฟังก์ชันนี้จะวางแผนการผลิต ไม่ว่าการจัดตารางงาน การเตรียมวัตถุดิบ
• Bill of Materials (BOM) & Product Structure: ทูลในกำหนดสูตรการผลิตหรือรายการวัตถุดิบของโครงสร้างสินค้า แสดงข้อมูล ส่วนประกอบ จำนวนวัสดุที่ใช้ ลำดับการผลิตคร่าวๆ ครอบคลุมจนปริมาณที่ใช้ผลิต และระยะเวลาการผลิต ที่ใช้ในกระบวนการผลิตสินค้า
• Shop Order Planning: โมดูลที่จะวางแผนในการผลิต โดยระบบจะเช็คทรัพยากรที่มีอยู่ ไม่ว่า
• จะเป็นวัตถุดิบ เครื่องจักร และคน ระบบจะพยายามที่จะวางแผนที่จะใช้ทรัพยากรเหล่านี้ให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด ในขณะที่ลดต้นทุนการผลิตให้น้อยลงที่สุด

5. โมดูลการจัดการโครงการ (Project)

• โมดูลการจัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการโครงการขององค์กร ซึ่งมีฟังก์ชัน
• Project Planning: โมดูลการสร้างและวางแผน การกำหนด Milestones ของ Project/ งานของแต่ละ Activity/ ทรัพยากรใน Project และ budget
• Resource Management: ฟังก์ชันที่คอยจัดการทรัพยากรอย่างเช่น บุคลากร อุปกรณ์ และวัตถุดิบที่ต้องใช้ในการดำเนิน Project ฟังก์ชันนี้จะรวมถึงการจัดสรรทรัพยากร (Resource Allocation) การจัดตารางงานบุคลากร และการติดตาม
• Time and Expense Tracking: ใช้ในการบันทึกเวลาที่ปฏิบัติงานใน Project และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ข้อมูลนี้จะนำมาใช้ด้านการทำ Budget และการทำรายงานด้านการเงิน
• Reporting and Analytics: เครื่องมือที่ใช้ในการทำรายงานแสดงประสิทธิภาพของ Project การทำรายงานในรูป Dashboard เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้บริหารให้สามารถเข้าใจความคืบหน้า สถานะการเงิน การใช้ทรัพยากรของแต่ละ Project

6. โมดูลการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)

โมดูลการจัดการห่วงโซ่อุปทานมีหน้าที่ในการจัดการห่วงโซ่อุปทานขององค์กร ประกอบด้วยโมดูลหลัก

• Supplier Management: โมดูลที่จัดการกับซัพพลายเออร์ จัดทำ Supplier Profile เก็บประวัติการติดต่อ การส่งมอบสินค้า การจัดทำ Supplier Agreement
• Procurement: กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเริ่มตั้งแต่ใบคำขอ Purchase Requisition ไปจนถึงการชำระเงิน การสร้างใบคำขอจัดซื้อ ออกใบจัดซื้อ การรับสินค้า การรับวางบิล และดำเนินไปจนถึงการชำระเงิน ซึ่งระบบจะคอยจัดการการอนุมัติการจัดซื้อโดยสามารถดูจากเงื่อนไขด้านจำนวนหรือราคาและทำการ Notify ผู้ที่เป็น Authorizer ที่ถูกต้องให้ดำเนินการอนุมัติ
• Inventory Management: จัดการสต็อกสินค้าเพื่อสร้างสมดุลระหว่าง Demand กับ Supply โดยใช้เทคนิคต่างๆ อย่างเช่น ฟังก์ชัน Reorder Point เพื่อจัดการ Safety Stock และมีฟังก์ชันเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามสินค้าคงคลังที่มีอยู่ On Hand ว่ามีจำนวนเท่าใด มีการจองวัตถุดิบจาก Shop Order หรือมีการจองสินค้าจากทางฝั่งขายเพื่อเตรียมนำส่งให้กับลูกค้าเป็นต้น
• Analytics & Performance Management: ฟังก์ชันในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของ Supply Chain อย่างเช่น อัตราหมุนเวียนสินค้าคงเหลือ (Inventory Turnover) อัตราการเติมเต็มคำสั่งซื้อ (Order Fill Rate) การส่งสินค้าตรงเวลา และต้นทุนของสินค้าคงคลัง

ในสภาวะที่การแข่งขันสูงอย่างปัจจุบัน องค์กรที่ต้องการปรับตัวให้อยู่รอดได้ทำ Digital Transformation โดยต่างมองหาโปรแกรม ERP เพื่อช่วยพนักงานให้ทำงานได้ดีขึ้น เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นภายใต้การใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน

นอกจากโมดูลที่กล่าวมาข้างต้นนี้ ระบบ ERP ยังมีโมดูลอื่นๆเพื่อรองรับความต้องการของแต่ละธุรกิจอื่นๆอย่างครบถ้วน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือพูดคุยกับผู้เชียวชาญด้านระบบ ERP สามารถกรอกข้อมูลเพื่อให้เราติดต่อกลับได้ที่นี่:

สำหรับผู้ที่สนใจปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ ERP โดยเฉพาะ