ในปัจจุบันการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่องค์กรสมัยใหม่สามารถนำมาสร้างข้อได้เปรียบทางธุรกิจ เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น การมีจำนวนพนักงานที่มากขึ้นย่อมมีความซับซ้อนในการบริหารจัดการตามมา ระบบซอฟต์แวร์ HCM คือ เครื่องมือสำคัญที่จะมาเป็นตัวช่วยในการบริหารทรัพยากรบุคคลในส่วนต่างๆให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและลดกระบวนการทำงานแบบเดิม
Human Capital Management on IFS Cloud สามารถช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถจัดเก็บข้อมูลประวัติต่างๆ ของพนักงานไม่ว่าจะเป็น ประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา หลักสูตรพิเศษ หรือ ประกาศนียบัตร โดยข้อมูลต่างๆเหล่านี้สามารถนำมาประเมินสมรรถนะของพนักงาน (Competency) และวิเคราะห์ว่าองค์กรจะสามารถช่วยเหลือให้พนักงานเพิ่มทักษะและคุณสมบัติ (Skill and Qualification) ด้านใดเพิ่มเติม
Employee File
ฟังก์ชันในหน้านี้ แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถบันทึกข้อมูลรายละเอียดต่างๆของพนักงานเพื่อให้องค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลของพนักงานได้อย่างรอบด้าน
- ข้อมูลส่วนตัว อย่างเช่น รูปถ่าย ข้อมูลด้านสุขภาพ ประวัติการศึกษา ข้อมูลครอบครัว
- ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานไม่ว่าจะตำแหน่งงาน แผนก หน้าที่ความรับผิดชอบ ค่าตอบแทน
- ประวัติพฤติกรรมของพนักงานไม่ว่าจะเป็นการผิดทางวินัยหรือคำร้องของพนักงานในกรณีที่ถูกกลั่นแกล้งในสถานที่ทำงาน สามารถเก็บประวัติการสอบสวนและผลลัพธ์ ซึ่งองค์กรสามารถกำหนดเองได้
- ขั้นตอนการพิจารณาให้เหมาะสมกับกรณีต่างๆ
- ประวัติการประสบอุบัติเหตุของพนักงานภายในสถานที่ทำงาน (Health & Safety) เพื่อสามารถนำมาทำการวิเคราะห์หาสาเหตุที่เกิดอุบัติเหตุ ว่าเกิดจากความประมาทของพนักงาน หรือ การจัดวางของตามสถานที่ทำงาน หรืออุปกรณ์ความปลอดภัยไม่ได้มาตรฐาน เพื่อนำมาปรับปรุงการรักษาความปลอดภัยในสถานที่ทำงานได้
โดยข้อมูลส่วนใดที่มีเอกสารเป็นไฟล์ก็สามารถนำมาแนบในหน้า Employee File ทำให้แผนกบุคคลทำงานง่าย ลดการจัดเก็บเอกสารของพนักงานในรูปแบบกระดาษออกไป อย่างเช่น ไฟล์สแกนบัตรประชาชน หนังสือเดินทาง และประกาศนียบัตรต่างๆ
Employee Qualification
ระบบการเก็บข้อมูลด้านทักษะและคุณสมบัติของพนักงานนั้น ทางองค์กรสามารถจัดหมวดหมู่ เพื่อให้สะดวกในการวิเคราะห์หรือการค้นหา เช่น หมวดความรู้ด้านภาษา ด้านไอที ด้านวิศวกรรม โดยกำหนดคุณลักษณะของงาน (Job) ในเบื้องต้นว่าคุณสมบัติของพนักงานที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานมีลักษณะแบบใด
ในหมวดหมู่ของแต่ละทักษะสามารถแบ่งเป็นหมวดหมู่ย่อยได้ เช่น ทักษะด้านภาษาสามารถแบ่งเป็นภาษาอังกฤษ หรือภาษาจีน นอกจากนี้ยังกำหนดระดับ (Level) ความรู้ตามที่ต้องการเพื่อให้ระบุว่าระดับภาษาของพนักงานอยู่ในระดับไหน เช่น ระดับเบื้องต้น ระดับกลาง ระดับสูง
ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาวิเคราะห์ด้านการวางแผนการฝึกอบรมให้แก่พนักงานตามตำแหน่งและเนื้องานที่ได้รับมอบหมาย ยกตัวอย่างเช่น งานธุรการ มีการกำหนดว่า เจ้าหน้าที่ฝั่งธุรการควรจะรู้ภาษาอังกฤษ ภาษาจีน และความรู้ในการใช้โปรแกรม Excel ใน Level – 1 เป็นต้น
หลังจากที่กำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในฟังก์ชัน Job แล้ว จากนั้นก็มาบันทึกคุณสมบัติงานของพนักงานในหน้า Qualification ตามคุณสมบัติที่แท้จริงของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นประวัติการศึกษาประสบการณ์การทำงาน และการฝึกอบรม
จากข้อมูลที่ทางแผนกบุคคลกำหนดคุณสมบัติของฝ่ายธุรการ ระบบสามารถนำมาวิเคราะห์ว่าพนักงานตำแหน่งนี้ในปัจจุบันมีคุณสมบัติครบถ้วนตามที่กำหนดไว้หรือไม่ จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าพนักงานท่านนี้ยังขาดทักษะในด้านโปรแกรม Excel ทำให้ Competency Achievement อยู่ที่ 67%
Qualification Finder
ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถทำการค้นหาพนักงาน จากเงื่อนไขด้านคุณสมบัติ ทักษะ หรือค้นหาเอกสารต่างๆที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น ฝ่ายบุคคลต้องการหาพนักงานที่มีความสามารถทางด้านภาษาจีนระดับ 1 ระบบก็จะทำการค้นหาพนักงานที่มีคุณสมบัติตามกำหนด และสามารถบันทึกการค้นหานี้ เพื่อใช้ต่อไปในอนาคตได้
นอกจากฟังก์ชันที่กล่าวมาเบื้องต้น IFS Human Capital Management ยังมีฟังก์ชันด้านอื่นๆ เช่น
- การจัดการฝึกอบรม (Training Management)
- การจัดการด้านการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน (Expense Management)
- การจัดการวันลา (Absence Management)
- การจัดหาพนักงาน (Recruitment)
และ ด้วย Human Capital Management on IFS Cloud จะทำให้ฝ่ายบุคคลและฝ่ายบริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลพนักงานออนไลน์และดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ อีกทั้งพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองผ่านออนไลน์ ในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนตัว (Personal Information) การขอลาหยุด (Leave) การขอเดินทาง (Travel Request) ทำใบเบิกค่าใช้จ่าย (Expense Claim) และ การบันทึกเวลาทำงาน (Time & Attendance) เป็นต้นจะเห็นได้ว่าระบบ Human Capital Management เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการบริหารบุคลากรขององค์กรให้มีประสิทธิภาพในหลายๆด้าน ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล การพัฒนาศักยภาพของพนักงาน ความสะดวกในการเข้าถึงและจัดการข้อมูล โดยสิ่งเหล่านี้ช่วยให้การทำงานของทั้งองค์กรมีความคล่องตัวมากขึ้น
กรุณากรอกแบบฟอร์ม
สำหรับผู้ที่สนใจปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน Human Capital Management